Regler og retningslinjer

Innhold

  • Retningslinjer for Arbeidsutvalget (AU).
  • Retningslinjer for Revisor.
  • Retningslinjer for Gruppene.
  • Retningslinjer for Råde IL’s Idrettshus.
  • Retningslinjer for Utdanningskontakten (UK).
  • Retningslinjer for Valgkomité.
  • Retningslinjer for Festkomité (FK).
  • Retningslinjer for Hederspriskomitéen.
  • Retningslinjer for Lovkomiteen

 

Retningslinjer for arbeidsutvalget (AU)

1. AU forestår lagets daglige ledelse og skal etter beste evne løse og gjennomføre de saker det får til behandling og som Årsmøtet og/eller styret pålegger det.

2. AU holder møte når det er nødvendig, slik at alle inngående og utgående saker behandles i rett tid. Styret skal innkalles minst fire ganger i driftsåret.

3. Videre skal AU:
a) føre nødvendig protokoll, medlemsjournal og oversikter som styret fatter vedtak om, samt forestå inkasso av medlemskontingent og føre styrets regnskaper.

b) tilrettelegge og fremme for styret saker av felles interesse for gruppene, som fordeling av treningstider, arrangementer og tilstelninger eller andre felles tiltak, forslag på tillitsmenn til spesielle oppdrag, oppnevne representanter og vararepresentanter til Idrettsrådets årsmøte, bevilgninger og spesielle medlemssaker, søknader til offentlige myndigheter.

Videre skal AU sammen med eventuelt finansrådet fremme forslag til opplegg for inntektsbringende arrangementer eller tilstelninger som lotteri, basar, loppemarked etc.

AU utarbeider budsjettforslag sammen med eventuelt finansrådet og legger dette fra for styret innen 15. mars. AU disponerer innenfor budsjettets ramme, men større avvik på kostnadssiden skal godkjennes av styret . Ved driftsårets slutt fremlegges utdrag av regnskapene, beretning og de forslag som ønskes fremmet på Årsmøtet.

4. AU skal behandle og formidle all korrespondanse mellom laget og Norges Idrettsforbund, Østfold Idrettskrets og offentlige myndigheter, samt avgi uttalelse om søknader fra idrettsgruppene til særforbund og særidrettskretser.

5. AU skal kontrollere at gruppene og utvalgene utfører sitt arbeid tilfredsstillende, samt bistå disse i administrative saker. AU plikter å utarbeide en oversikt over lagets maskiner og utstyr.

6. Komiteer og tillitsvalgte oppnevnt av Årsmøtet og styret skal organisere og lede virksomheten innenfor sitt arbeidsområde i samsvar med lover, vedtak og instruks. Alle saker hvor komiteer og tillitsvalgte iflg, instruks ikke har vedtaksrett, skal forelegges AU som innstilling.

7. AU innkaller foruten Årsmøtet og styret også til kontaktmøter med gruppene, medlemsaftener, medlemsmøter og offentlige møter, når det er behov for det.

8. AU plikter i samråd med lagets styre og grupper å sende årsberetninger, regnskap, rapporter og utredninger til overordnede idrettsorganisasjoner og offentlige myndigheter når disse krever det.

9. AU plikter å sende alle henvendelser via Idrettsrådet i kommunen. Det gjelder bl.a. søknader til kommunen og andre off. instanser.

 

Retningslinjer for revisjon i organisasjoner som har valgt revisorer

(Hentet fra NIF’s lovverk etter vedtak på Idrettstingen 1990 og justert av Lovutvalget i NIF 29. aug. og 27. sept. 1990). Forkortes til Rev.

1. Revisor (Rev.) skal kritisk følge organisasjonens regnskapsførsel. Han skal påse at driften foregår i overensstemmelse med de lover som gjelder for organisasjonen og at regnskapet føres i overensstemmelse med NIF’s regnskapsbestemmelser. Rev. skal sørge for å bli forelagt alle opplysninger og det materiale som er nødvendig til gjennomgåelse og revisjon av regnskapet.

2. Rev. skal gjennomgå årsmøtets og styrets protokoll og påse at de beslutninger som er fattet har fått et riktig uttrykk i regnskapene.

3. Revisjon av regnskapet skal foretas minst 2 ganger i året.

4. Rev. skal påse at det foreligger behørig attesterte bilag for alle posteringer.

5. Med utgangspunkt i et kontrollerbart oppbygget medlemskartotek kontrollere inngått medlemskontingent.

6. Rev. skal påse at det er innført kontroll med organisasjonens materiell og utstyr.

7. Rev. skal revidere samtlige avdelingsregnskap/særregnskap og påse at disse får riktig uttrykk i det samlede regnskap for organisasjonen. Hvor det er egne fondsregnkap, skal rev. revidere disse og påse at midlene forvaltes og benyttes i overensstemmelse med de fastsatte statutter.

8. Rev. skal føre en revisjonsprotokoll som tilhører vedkommende organisasjon. Protokollen skal være innbundet, gjennomtrukket, forhåndsnummerert og autoriset av organisasjonens styre sammen med revisor. I protokollen skal rev. anføre resultatet av de kontroller han har foretatt, med angivelse av dato og resultat av kontrollen. Han skal gjøre daterte anmerkninger i protokollen om forhold han mener bør rettes. Han skal videre gjøre anmerkninger hvis han forgjeves har bedt om opplysninger eller har krevd å få adgang til materiale som han finner nødvendigfor sin revisjon.

Revisjonsprotokollen skal forelegges styret. Styrets leder skal gi påtegning i protokollen om at dette er gjort. Forhold som ikke blir ordnet til revisors tilfredshet og som er av betydning for regnskapsbedømmelsen, skal det gis opplysning om i revisjonsberetningen til årsmøtet.

9. Rev. skal gi årsregnskapet påtegning om at det er revidert. I sin påtegning skal det henvises til revisjonsberetningen. Såfremt han mener at regnskapet ikke bør godkjennes, skal det fremgå av hans påtegning av regnskapet. Rev. skal såvidt mulig være til stede på de årsmøter som skal behandle regnskapet.

10. I sin revisjonsberetning, som stiles til Årsmøtet, skal rev. bl.a. uttale seg om flg.:

a) Om han har utført sitt oppdrag i samsvar med NIF’s revisjonsbestemmelser.

b) Om det fremlagte regnskap er ført og avsluttet overensstemmende med NIF’s regnskapsbestemmelser, og at det sammen med styrets årsberetning gir uttrykk for organisasjonens økonomiske stilling og resultat av driften i året som er gått.

c) Om kassabeholdningen, bank- og postgiroinnskudd og beholdning av verdipairer er kontrollert og at bestemmelsen i Instruks for kasserer og regnskapsførere er overholdt.

d) Om han har kjennskap til forhold som har betydning for bedømmelse av regnskapet som ikke har kommet til uttrykk i dette eller i styrets beretning.

e) Om han finner å kunne tilrå at det fremlagte regnskap fastsettes som organisasjonens årsregnskap.

 

Retningslinjer for gruppene

1. IG’s styre har til oppgave å organisere og lede den idrettslige virksomhet i laget i samsvar med styrets retningslinjer, samt få medlemmene fram til trening og konkurranser.

2. IG’s styre er ansvarlig overfor RIL’s styre slik at gruppens virksomhet ledes etter lagets lover, instrukser og vedtak som Årsmøtet og RIL’s styre gjør.

3. IG’s styre – som velges av Årsmøtet – har den daglige ledelse av gruppens virksomhet, og skal sørge for at alle saker blir behandlet i rett tid, samt søke å løse disse til beste for laget og medlemmene.

Videre skal gruppestyret:

a) føre protokoll over gruppens møter, tilstelninger, arrangementer og idrettslige resultater. Møteutskrifter sendes AU v/dets leder, og årsberetningen sendes AU i god tid før Årsmøtet.

b) føre gruppens regnskap og materielloversikt samt utarbeide budsjett til AU innen en angitt dato.

c) sende nødvendige meldinger til AU og de særforbund og særkretser gruppen er tilsluttet, samt utføre de oppdrag disse pålegger gruppen.

d) innkalle medlemmene til kurs, instruksjon, møter og tilstelninger samt til fellesarrangementer og dugnad.

e) avholde årsmøte i gruppen.

f) spre opplysning om gruppens idrettslige virke og gi meldinger til medlemsblad og media forøvrig med tanke på resultater og begivenheter.

4. IG’s styre er ansvarlig for utlånt rekvisita, utstyr og effekter som tilhører laget.

5. AU fastsetter treningstider for anleggene og lokalene etter at gruppene har kommet med ønsker. Ved endringer må RIL’s sekretær straks få melding.

6. IG’s styre er ansvarlig for at ordensreglene i leide lokaler følges. Etter arrangementer og trening skal anlegg og lokaler ryddes, og alle effekter og utstyr legges på plass. Garderober og dusjrom skal forlates i skikkelig stand. Orden og renslighet samt respekt for lagets eiendeler må ivaretas av medlemmene.

7. IG’s styre påser at medlemmer som representerer RIL har sitt medlemsforhold i orden. Medlemskontingenten forfaller den 1.1. hvert år og innbetales senest når en gruppe starter sesongen.

8. Driftsåret går fra 01.01 til 31.12. IG’s styre skal forberede avslutningen i god tid og ved årets slutt sende AU alle opplysninger som AU ber om. Innstilling på gruppestyre – valgt på eget årsmøte – oversendes valgkomiteens leder i god tid før RIL’s årsmøte.

9. Foresatte til yngre utøvere bør informeres om planer og behov for støtte før sesongstart (foreldremøter o.l.)

 

Retningslinjer for Råde IL’s idrettshus
Formålet med driften av idrettshuset er å tilfredsstille lagets og andre foreningers behov for lokaler samt utleie til forskjellige private formål.

1. Driften ledes av et husstyre med leder og 4 medlemmer valgt på Årsmøtet i RIL.

2. Husstyret er ansvarlig overfor RIL’s styre og årsmøte.

3. Styret skal sørge for mest mulig rasjonell drift bl.a. ved å administrere utleie av lokalene.

4. RIL har disposisjonsrett over underetg. Dog må også andre interesser tilfredsstilles så langt det lar seg gjøre (bedriftsidrett, fritidsklubb, danseskole m.m.)

5. RIL disponerer også møterommene i 2.etg. Disse kan også leies ut, når dette er aktuelt og passer inn i RIL’s egne disposisjoner.

6. Instruks for bruk av treningslokaler bør settes opp.

7. Instruks for vaskepersonale settes opp.

 

Retningslinjer for utdanningskontakten (UK)

1. UK er underlagt styret. UK har til oppgave å organisere og trekke opp linjer for en praktisk og økonomisk gjennomføring av instruksjon og opplysning blant RIL’s medlemmer, samt medvirke til å høyne idrettens funksjoner. UK har møterett i styret.

2. UK skal i nært samarbeid med AU, Idrettskretsen, særkretsene og RIL’s egne grupper tilrettelegge kurs og instruksjonsopplegg for medlemmene, samt iverksette kurs for utdanning av instruktører og ledere.

3. UK skal videre utarbeide statistikk og oversikt vedr. avholdte kurs m.m. når det kreves av styret eller Idrettskretsen samt sende disse til fastsatte frister. Evt. årsberetning sendes AU innen 1. november.

4. Saker av økonomisk eller prinsipiell art drøftes med AU, slik at man bl.a. har økonomisk dekning før evt. kurs settes igang.

5. UK skal registrere alle som har deltatt på kurs og ta dette med i en evt. årsberetning.

 

Retningslinjer for valgkomiteen

1. Komiteen består av leder og 3 medlemmer valgt av årsmøtet i RIL. Komiteens oppgave er i samarbeid med gruppene å fremme forslag for Årsmøtet i RIL på de kandidater som er på valg i henhold til lovverket.

2. Komiteens leder får oversendt lagets tillitsmannsliste, samt de som står på valg i god tid før Årsmøtet.

3. Iflg. lovenes paragr. 10 skal gruppene på sine årsmøter selv gjøre innstilling på medlemmer til nytt gruppestyre. Innstillingen, sammen med oppgave over gjensittende medlemmer, oversendes valgkomiteens leder.

4. Før valgene på Årsmøtet skal komiteen fremlegge en liste med forslag på kandidater til de enkelte gruppestyrene, utvalg og komiteer. Listen må også inneholde oversikt over de oppmenn og medlemmer gruppenes årsmøter allerede har foreslått.

Komiteens leder skal redegjøre for innstillingen. Kan ikke denne møte på årsmøtet, må et annet komitemedlem påta seg dette arbeidet.

 

Retningslinjer for festkomitéen (FK)

1. Festkomiteen består av leder og 4 medlemmer. FK har til oppgave å forestå de festlige tilstelninger AU/Styret fatter vedtak om.

2. Alle tilstelninger bør forberedes i god tid, og komiteen skal bestrebe seg på å legge disse an slik at de kan være av interesse for flest mulig av lagets medlemmer.

3. Tilstelningene kunngjøres på best mulig måte bl.a. ved oppslag på Idrettshuset, i sentrum og andre steder i bygda.

 

Retningslinjer for hederspriskomiteen

1. Hederpriskomiteen består av leder og 2 medlemmer. Prisen skal deles ut til en person eller et lag som i løpet av året har utmerket seg på det sportslige plan eller ved fortjenstfull innsats på annen måte innen RIL.

2. Prisen kan kun utdeles en gang til samme person og lag.

3. Prisen utdeles på RIL’s årsmøte av komiteens leder som også gir en begrunnelse for valget av kandidat(er).

4. Prisen bør være lik hvert år og ha inskripsjonen – Råde IL’s hederspris for 19…….

5. Grupper, lag og medlemmer kan sende forslag på kandidater til komiteens leder innen 1. oktober.

 

Retningslinjer for lovkomiteen.

1. Komiteen består av leder og 2 medlemmer valgt av Årsmøtet.

2. Komiteen skal avgi uttalelse om innkomne lovforslag til Årsmøtet, og kan selv komme med slike forslag.

3. På Årsmøtet bør ett av medlemmene være til stede når lovendringer står på dagsorden.

4. AU oversender forslag som har tilknytning til lovverket til uttalelse, evt. innkaller komiteen til møte der lovsaker skal behandles.